Time Management voor dummies

Time Management voor dummies Blogpost
589

Quint van den Heuvel, Engineering Project Consultant bij USG Professionals, ging op cursus en deelt zijn kennis

Time Management is niet louter een manier om je productiviteit te verhogen. Het gaat erom dat je je niet zozeer focust op ‘bezig zijn’ maar wel op het resultaat dat je ermee bereikt. Efficiënter werken dus, met meer aandacht voor taken die echt een verschil maken. Quint van den Heuvel, Engineering Project Consultant bij USG Professionals, volgde een cursus Time Management en deelt zijn inzichten in deze blog. 

Time Management: zo begin je eraan
Je begint je werkdag met een lijstje van taken die je netjes kan afvinken, om ’s avonds vast te stellen dat je nog niet de helft kon afwerken. Iedereen herkent het fenomeen. De redenen voor afleiding zijn talrijk: vergaderingen die uitlopen, dringende telefoontjes tussendoor, collega’s die langskomen met een vraag, … Deze tips helpen je je focus te behouden, efficiënter te werken en een gezonde work-life balans te bewaren.

1. Stel vervelende taken niet uit
Excel-documenten nakijken, tekeningen maken, een vervelend telefoontje plegen, … Staat er zo’n werkje op je to-dolijst waar je ontzettend tegenop ziet? Doe het dan als eerste, zodat je niet de kans krijgt om het eindeloos uit te stellen. Het feit dat het achter de rug is, geeft je sowieso voldoening en het zorgt ervoor dat je je de rest van de dag volledig op de rest van je werk kan focussen.

2. Voorzie voldoende ruimte in je planning
Een planning maken kost natuurlijk ook tijd, maar het eindresultaat is wel degelijk een tijdbesparing. Het doet je immers nadenken over prioriteiten, zodat je efficiënter werkt en nooit taken vergeet. Hoe je je planning maakt, kies je zelf. Een lijstje op een blad papier of een gedetailleerd overzicht via een planningsapp: gebruik gerust wat jij het handigst vindt.
Tip: Voorzie hier en daar een halfuurtje speling in je planning om dringende telefoontjes, e-mails of andere onvoorziene taken af te handelen.

3. Het belangrijkste eerst
Bepaal je prioriteiten bij het opstellen van je planning. Wat zeker klaar moet zijn of écht belangrijk is, doe je als eerste. Minder belangrijke taken – die op zich weinig tijd vragen en in het beste geval zichzelf oplossen - hou je tot het laatst. 

4. Centraliseer je taken
Een digitale agenda, losse memoblaadjes met to do’s, een notitieblok met diverse takenlijsten, … je centraliseert ze beter op één plaats. Zo heb je een volledig overzicht van je taken, kan je makkelijker prioriteiten bepalen en vergeet je niets.

5. Beperk de afleidingen
Word je makkelijk afgeleid door je smartphone? Of ben je juist geneigd de gesprekken van collega’s rondom je mee te volgen? Beperk dat soort afleidingen door je smartphone uit te schakelen of op stil te zetten en gebruik een koptelefoon om je af te sluiten voor omgevingsgeluid.

6. Pauzes boosten je productiviteit
Neem in je planning ook enkele pauzes op. Die hoeven niet lang te duren maar doen wel wonderen voor je productiviteit. Voorzie bijvoorbeeld tien minuten pauze voor en na de middag, en neem ’s middags een break van een halfuurtje om je lunch op te eten.
Tip: probeer beweging te integreren in je pauzes en maak bijvoorbeeld een korte wandeling. Dat ontspant veel meer dan pakweg tien minuten surfen naar een nieuwssite.

7. Wees niet te streng voor jezelf
Een planning maken is nuttig, maar mag geen opdracht worden waar je tegenop ziet. Je planningsdocument hoeft ook geen perfect ingevulde Excel-sheet te zijn. Zolang jij er wijs uit raakt, is het prima. Een papiertje dat je terloops aanvult met taken die je ruwweg verdeelt over de week volstaat dus zeker.

8. Clean desk, clean mailbox, clean mind
Veel bedrijven passen de clean desk policy al toe, al zien veel werknemers het nog steeds als een last. Toch heeft zo’n opgeruimd bureau alleen maar voordelen. Laat je je bureau opgeruimd achter na elke werkdag, dan geeft dat ontzettend veel rust in je hoofd. Het geeft aan dat het hoofdstuk ‘werk’ afgesloten is en dat je klaar bent voor het volgende deel van de dag.
Hetzelfde principe kan je ook toepassen op je mailbox. Verwijder of archiveer je gelezen e-mails en zet te behandelen e-mails in een apart mapje. Je werkdag starten met 25 in plaats van 1.500 e-mails in je inbox geeft je mentale rust én bespaart je heel wat opzoekwerk.

9. Leer anderen je niet zomaar te storen
Je had je net verdiept in een complexe taak, als een collega plots naast je bureau opduikt met een dringende vraag. Komt je bekend voor? Dan wordt het misschien tijd om je collega’s duidelijk te maken dat ze je niet op elk moment mogen storen. Spreek af wanneer je beschikbaar bent en op welke momenten je gefocust wil werken, zonder dat je uit concentratie wordt gehaald.

OVER DE AUTEUR

van den heuvel Quint

van den heuvel Quint

Gestart in 2018 als Young Talent bij USG Professionals, is Quint gebeten door alles wat met techniek te maken heeft. Een project uitdokteren van begin to einde vind hij vanzelfsprekend. Elke dag bijleren daarbij is ook een must.

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments