8 gouden tips om lean management toe te passen in je organisatie

8 gouden tips om lean management toe te passen in je organisatie Blogpost
636

Wayne is engineer met een passie voor LEAN Management

Lean management staat voor slimme beslissingen nemen en verspilling voorkomen. Het klinkt logisch maar blijkt voor vele organisaties niet zo eenvoudig toe te passen. Wayne Koltzen is bij USG Professionals aan de slag als ICT consultant en voert momenteel een ICT project uit bij Toyota, één van de grote lean specialisten wereldwijd.

Lean management: overal toepasbaar

Als student netwerkbeheer werd Wayne voor het eerst geconfronteerd met de gevolgen van inefficiënt management. “De bedoeling was dat we met computers leerden werken, maar de traag werkende computers op school zorgden ervoor dat we voortdurend tijd verloren. Mijn medestudenten en ik raakten daardoor gefrustreerd, wat het leerproces enorm vertraagde. Het is iets wat je ook in bedrijven ziet: een verspilling van tijd, geld of energie aan nutteloze zaken, met stress en frustraties tot gevolg. Lean management is net het tegenovergestelde: het is een voortdurend alert zijn voor verbeteringen, een natuurlijke reflex die je de optimale werkomgeving helpt creëren. Uiteindelijk creëer je als bedrijf zo een meerwaarde waar klanten voor willen betalen.”

Lean management toepassen in je organisatie

Dit zijn Waynes tips om lean management toe te passen in je organisatie.

1. Herken verspilling

Nutteloos werk, investeringen die eigenlijk niet nodig waren, zaken die onevenredig veel tijd vragen, … Ze zijn een verspilling van tijd, energie en geld. Leer ze te herkennen, zodat je ze in de toekomst kunt vermijden. Ik geef je enkele voorbeelden:

  • Defecten en fouten
    Van een kopieermachine die steeds blijft vastlopen tot e-mails zonder bijlage of het doorsturen van verkeerde informatie. Ga na waar er fouten ontstaan, los ze op en probeer ze in de toekomst te vermijden
  • Overproductie
    Dit mag je heel ruim zien. Meer produceren dan wat de markt vraagt, maar ook meer doen dan je klant vraagt of verwacht is een vorm van overproductie. Hetzelfde geldt voor te veel vergaderen, te veel handtekeningen plaatsen op een document, …
  • Transport
    Vermijd het verplaatsen van producten zonder dat het transport een meerwaarde creëert. Dat betekent bijvoorbeeld ook dat je de grootte van je verpakking afstemt op je product, niet onnodig verschillende versies van een document archiveert, …
  • Voorraad
    Overproductie die ook nog eens getransporteerd en opgeslagen wordt, kost vaak veel geld. Zeker als die stock nooit gebruikt wordt.
  • Beweging
    Inefficiënte bewegingen – zowel fysieke als digitale – zijn ook een vorm van verspilling. Probeer dus een logische volgorde aan te houden in alles wat je doet, van computerwerk – te veel muisklikken voor iets dat je met één shortcut kan doen, overdreven lang zoeken in onlogisch opgebouwde bestanden – tot de fysieke bewegingen die je maakt op het werk.
  • Wachten
    Doordat we met z’n allen tijd verspillen door fouten, transport, overproductie, … zitten we voortdurend op elkaar te wachten, wat voor nog meer verspilling zorgt. Wachten op informatie, input, een akkoord, …

2. Blijf alert

Lean management is niet één keer een fout aanpakken maar een voortdurend proces van verbeteren en bijsturen. Blijf dus alert voor verliezen en blijf effectief, efficiënt en flexibel.

3. Zit je vast? Kom er later op terug

Zit je ergens vast en weet je even niet meer hoe je een probleem moet oplossen? Laat het even voor wat het is, ga intussen iets anders doen en kom er later op terug.

4. Lean = slimmer samenwerken

Ken je het gevoel een hele dag druk bezig te zijn zonder dat je écht iets gerealiseerd hebt? Vaak is dat een teken dat je energie verspilt aan zaken die misschien niet zo belangrijk zijn. In dat geval kan je soms meer realiseren met minder energie. Stel dus de juiste prioriteiten en besteed je energie aan zaken die er echt toe doen. De servicelevel die je je klanten biedt staat daarbij altijd voorop.

5. Lean werken doe je vooral zelf

Een externe consultant kan advies geven en bijsturen, maar werken volgens het lean-managementprincipe doe je uiteindelijk zelf. Een consultant is op dat vlak een soort rijinstructeur die je de knepen van het vlak aanleert en je vervolgens loslaat. Daarna rij je verder in je eigen tempo.

6. Work-life balance

Lean werken is ook tijd maken voor ontspanning. Een gezonde work-life balance zorgt er immers voor dat je mentaal en fysiek in balans blijft. Het vergroot ook je motivatie en productiviteit.

7. Begin bij het eind

Ieder bedrijf dat deze zaken op de agenda weet te houden en geregeld concrete acties uitvoert om ze te realiseren werkt lean. Dat is enkel mogelijk door onderling respect, samenwerking en betrokkenheid te creëren.

8. Perspectief van de klant

Bekijk je organisatie altijd vanuit het perspectief van je klanten. Breng je verbeteringen aan, doe dat dan altijd met als einddoel het verbeteren van je klantenservice. Op die manier levert lean management echt resultaat op.

En last but not least: sta open voor verandering, want enkel zo kan je echt lean te werk gaan! Zoals Heny Ford zei: “If you always do what you always did, you’ll always get what you’ve always got.”

In het kader van verandering op de werkvloer organiseert USG Professionals jaarlijks 4 Prosci Adkar Trainingen.
benieuwd naar de volgende? Bekijk het hier.

OVER DE AUTEUR

Koltzem Wayne

Koltzem Wayne

Jouw comment

Log in om een comment toe te voegen

E-mailadres niet geverifieerd

Nog geen lid? Maak jouw profiel aan.

Recente comments